Succesvol werken met SCRUM

De gemeente Sint Anthonis wil tevreden inwoners, door zich meer te richten op hun wensen. Om dit handen en voeten te geven, is juni 2017 het succesvolle project ‘Naar een excellente dienstverlening’ van start gegaan. Daarbij heeft Tijs Breuer het zelfsturende projectteam begeleid met het gebruik van de “Agile” werkwijze SCRUM. Die methode zorgde ervoor, dat er in korte tijd diverse grotere en kleinere verbeteringen in de dienstverlening tot stand werden gebracht.

Tijs Breuer vroeg veertien collega’s van Sint Anthonis op welke verbeteringen zij het meest trots zijn.

Wat is er de afgelopen tijd verbeterd?
Nelly: “U kunt nu ook ’s avonds in het gemeentehuis terecht. Elke maandag zijn wij open tot 20:00 uur, zodat je na het werk nog even een paspoort kunt aanvragen.

 

Ilonka: “Je hoeft geen nummertje meer te trekken. Heb je geen tijd om een afspraak te maken? Dan kun je dagelijks tot 14:00 gewoon binnenlopen.”

Carla: “Voorafgaand aan de vakantieperiodes zijn we extra avonden open. Zo kunnen we onze inwoners ook in die periodes goed van dienst zijn en hoeft men niet langer te wachten dan nodig is”.

Piet: “Ik was verbaasd over de sluiting van het gemeentehuis tijdens personeelsuitjes en recepties. Dat doen we dus niet meer.”

 

In de media is al ruim aandacht geweest voor onze bereikbaarheid via Whatsapp.

Hennie: “We zien een groeiend aantal mensen gebruik maken van Whatsapp. We willen daarin niet achterblijven.” Marja: “Veel vragen gaan over de eigen omgeving. Bijvoorbeeld zwerfvuil. Die pakken wij als buitendienst direct op.”

Hoe staat het met de telefonische bereikbaarheid?

Verena: “Ik zorg er met mijn collega’s van het callcenter voor, dat je direct wordt doorverbonden met de juiste persoon. Is diegene afwezig, dan word je binnen 24 uur teruggebeld.”

 

 

Overigens hebben alle medewerkers sinds kort een mobiele telefoon.

Theo: “Medewerkers zijn nu beter bereikbaar. Ook als zij van hun plek af zijn of thuis werken. We besteden extra aandacht aan de manier waarop de telefoon wordt opgenomen. En hoe de vraag wordt opgepakt.”

Pieter: “We investeren in betere software, zodat we het belgedrag en de bereikbaarheid beter in beeld kunnen brengen. Want meten is weten!”.

Loopt de vergunningverlening nu ook sneller?

Dilianne: “Bepaalde vergunningaanvragen, die voorheen enkele weken konden duren, handelen we nu binnen drie dagen af.

Janske: Sommige evenementen komen jaarlijks terug. Hiervoor hoef je nog maar eens in de vijf jaar een vergunning aan te vragen. Dat scheelt veel tijd en geld.

Oswin: “Tijdens het telefonische intakegesprek wordt duidelijk hoe complex een aanvraag is. We gaan vaker bij de ondernemer langs om de situatie te bekijken en de mogelijkheden te bespreken. Dat voorkomt misverstanden en we kunnen direct oplossingen vinden.”

Wordt ook gewerkt aan verbeteringen van de website?

Hannie “Je kunt nu voor meer zaken online een afspraak maken. Bijvoorbeeld voor een gesprek met de wethouder  zie ik de verzoeken op mijn scherm binnenkomen. Ik bel dan direct terug om een afspraak in te plannen.”

Wat kunnen we nog meer aan verbeteringen verwachten?

Piet: “ Sinds kort kunnen we reisdocumenten en rijbewijzen laten bezorgen. Dat kan thuis, op je werk, of waar dan ook. Wel zo handig.”

Eefke: “We hebben een avond, waarin we in gesprek gaan met lokale ondernemers georganiseerd. Die avond is heel goed ontvangen en de volgende avond is alweer gepland!”.

Carla: “Elke klant vragen we om een kaartje met een Smiley in te vullen. Zo krijgen we iedere dag feedback over onze dienstverlening aan de balies.”

Koen: “We willen verbetering van de dienstverlening blijvend aandacht geven. Daarbij werken we met een enthousiast ‘Scrum team’. Dit team pakt elke twee weken een aantal verbeteracties op. Dit werkt heel motiverend en leidt snel tot resultaat.”

Afspraken maken, het lijkt simpel en dat is het ook – interview met griffier Ton Keizers

Wat doet een interim manager zoal? Mensen in beweging krijgen. Vaak wordt gesproken over cultuurverandering. Mij aanpak is erop gericht, om dingen die simpel zijn, maar die om allerlei redenen blijkbaar niet vanzelfsprekend zijn, te gaan doen, bespreekbaar te make en daarmee anderen te inspireren om mee te gaan doen. In Sint Anthonis doe ik dat onder de noemer “resultaatgericht werken”.

Onder de grote boom op de Brink, waar het goed toeven en werken is, vraag ik aan Ton: “Waarom is het maken van heldere afspraken belangrijk?” Ton steekt van wal met een inkijkje in de gemeentepolitiek. Resultaatgericht werken begint bij het maken van duidelijke afspraken. Als we die nakomen, komen we sneller tot resultaat.

Als trekker van de projectgroep “Resultaatgericht werken sprak ik met Ton Keijzers over de afspraken die wij met de gemeenteraad maken. Op een zonnige dag, het afgesproken tijdstip is het even zoeken naar elkaar. Blijkbaar hadden we geen duidelijke plek afgesproken, maar de boom biedt uitkomst.

“Raad en college en ambtelijke organisatie hebben ieder hun eigen taken”, aldus Ton.“De raad heeft voeling met de buitenwacht en heeft een controlerende taak. Om  die reden vraagt de raad bijvoorbeeld om geïnformeerd te worden over het niveau van dienstverlening. Daarover is afgesproken dat de raad periodiek geïnformeerd wordt. Hoe  en hoe vaak dit gebeurt, is niet duidelijk afgesproken. Daar gaan we al.

Ton hecht er veel belang aan, dat wordt gewerkt volgens vaste afspraken en richtlijnen.“Als de raad niet tijdig wordt geïnformeerd of er gaat iets mis in de stukkenstroom, dan krijgen we dit terug. De eerste die dat merkt en daarop aangesproken wordt is de griffie, maar ook de portefeuillehouder kan daar last van krijgen. Het college wordt namelijk geacht de raad actief te informeren over zaken die voor de raad van belang zijn. Hierover zijn algemene afspraken die voor iedereen bekend zouden moeten zijn.”

Maar is dat wel zo? Wat zijn die afspraken dan? En waar vind ik die? Zijn die bij iedereen bekend? Ton:“We hebben afspraken over de termijn van aanlevering van raadsstukken, dus de tijdigheid is van belang. De meeste klachten van raadsleden gaan over het te laat of onvolledig aanbieden van stukken. Maar raadsleden hebben ook behoefte aan volledigheid van informatie, dus compleetheid van stukken. Daarnaast wil de raad ook begrijpelijke informatie. Ze willen ook niet overspoeld worden met overbodige informatie, dus bij dikke bijlagen kun je je afvragen: Heeft de raad hier wel om gevraagd?”.

Meedenken
Afspraak is afspraak. Maar dit is toch meer inlevingsvermogen dan afspraak? Ton beaamt dit: “Daarover hebben we inderdaad geen duidelijke afspraken. Maar raadsleden geven vaker aan dat ze een dienstverlening gerichte houding van medewerkers missen. Als beleidsmedewerker vraag je je steeds af, wat van belang kan zijn voor de politiek. Als we de raad goed willen bedienen, zorgen we ervoor dat de informatie helder en compact is. Ik zie dat we in taal en woordgebruik het afgelopen jaar een hele slag hebben gemaakt. Dit hoor ik ook terug van raadsleden.

“Er wordt nog te weinig meegedacht over hun informatiebehoefte. Maar ook daar zie ik een positieve kentering. Zo werd ik door een collega benaderd over breedband. Ze vroeg zich af  hoe ze de raad moest informeren over de laatste ontwikkelingen. Ik heb haar aangeraden: doe dit nog voordat de raad via de krant of andere kanalen geïnformeerd wordt. Zoiets kun je natuurlijk ook met je manager of met de portefeuillehouder bespreken.”

Een korreltje zout
Hoe vind je dat het maken van afspraken met de raad gaat in Sint Anthonis?
“De raadsplanning is een belangrijke afspraak tussen raad en college, die vaak met voeten werd getreden. Gelukkig wordt iedereen nu aangesproken op het behalen van deze planning. Sommigen nemen die planning nog teveel met een korreltje zout. Realiseer je dan, dat deze planning elke keer wordt besproken in de agendacommissie. Zorg er dus voor dat je leidinggevende met de portefeuillehouder eventuele wijzigingen in de planning kan bespreken. Een toezegging van de wethouder is een belangrijke politieke afspraak. Als griffier wil ik nog een slag maken in de opvolging van moties en het toezien op naleving van besluiten door de raad. Ook dat zijn afspraken. Dus de portefeuillehouder kan hierop worden aangesproken De sharelist is een hulpmiddel, maar het elkaar scherp houden op afspraken zou niet alleen afhankelijk moeten zijn van het bijhouden van lijstjes. Hoe eerder een toezegging wordt geregistreerd en opgepakt, hoe beter, want de doorlooptijd van stukken is lang. Ik vind het positief dat het management momenteel goed stuurt op de lijst van toezeggingen. Ze worden binnen de afgesproken termijnen opgepakt.”

Gelukkig gaat er dus veel goed. En wanneer zie jij het mis gaan met maken van afspraken in Sint Anthonis? “Ik zie vaak dat afspraken verzanden, als medewerkers niet goed weten hoe ze dingen moeten oppakken. Dan blijft het liggen. En kom gerust langs bij de griffie als je er niet uitkomt. Zo weet niet iedereen hoe je omgaat met een informatieve vraag van een raadslid. Moet die beantwoord worden in een raadsmededeling? Ik leg dan uit dat dit afhangt van de situatie. Dus zoek toenadering en schroom niet om in actie te komen.”

Werkhouding
Betekent het maken van afspraken dat je procedures volgt en afwacht wat de manager met de bestuurder afspreekt? Ton:“Zeker niet. We hoeven ons niet te verschuilen achter afspraken. Je kunt nog zoveel nog afspraken maken op papier, maar het gaat toch om jouw houding. Als je weet wat iemand wil, kun je daarover afspraken maken, in het belang van de inwoners en een goed besluitvormingsproces. Eigen initiatief waarin je meedenkt met de inwoners wordt altijd gewaardeerd. Bijvoorbeeld bij de herinrichting van de N602 wil raad wil graag transparantie over hoe het proces loopt. Als je dat weet, kunnen we onze website benutten en zorgen dat er op een aparte pagina alle informatie te vinden is. Zo bevorder je het democratische proces.”

Hoe maken we jou blij? Ton:“Als je bij mij binnenloopt met de vraag <Heb je de juiste stukken ontvangen en heb je nog behoefte aan en toelichting?> dan is mijn dag weer goed.”

Sint Anthonis trots op steeds betere dienstverlening

Tijdens de tweede helft van 2017 heb ik bij de gemeente Sint Anthonis de dienstverlening verbeterd en het werken met Agile / Crum geïntroduceerd. In korte tijd zijn veel verbeteringen doorgevoerd. Medewerkers, inwoners en ondernemers zijn enthousiast. In onderstaand artikel komen veertien trotse medewerkers aan het woord.

Sint Anthonis – 20 november 2017

De gemeente Sint Anthonis wil tevreden inwoners, door zich meer te richten op hun wensen. Om dit handen en voeten te geven, is juni 2017 het succesvolle project ‘Naar een excellente dienstverlening’ van start gegaan. Het heeft in een half jaar tijd diverse grotere en kleinere verbeteringen in de dienstverlening tot stand gebracht of daaraan bijgedragen.

Veertien gemeentemensen vertellen op welke verbeteringen zij het meest trots zijn.

Het college van Burgemeester en Wethouders van Sint Anthonis met Tijs Breuer als secretaris a.i.

Wat is er de afgelopen tijd verbeterd?

 

Nelly: “U kunt nu ook ’s avonds in het gemeentehuis terecht. Elke maandag zijn wij open tot 20:00 uur, zodat je na het werk nog even een paspoort kunt aanvragen.”

Ilonka: “Je hoeft geen nummertje meer te trekken. Heb je geen tijd om een afspraak te maken? Dan kun je dagelijks tot 14:00 gewoon binnenlopen.”

Carla: “Voorafgaand aan de vakantieperiodes zijn we extra avonden open. Zo kunnen we onze inwoners ook in die periodes goed van dienst zijn en hoeft men niet langer te wachten dan nodig is”.

Piet Wanroij: “Ik was verbaasd over de sluiting van het gemeentehuis tijdens personeelsuitjes en recepties. Dat doen we dus niet meer.”

In de media is al ruim aandacht geweest voor onze bereikbaarheid via Whatsapp.

Hennie: “We zien een groeiend aantal mensen gebruik maken van Whatsapp. We willen daarin niet achterblijven.”

Marja: “Veel vragen gaan over de eigen omgeving. Bijvoorbeeld zwerfvuil. Die pakken wij als buitendienst direct op.”

Inwoners worden welkom geheten in Sint Anthonis

Hoe staat het met de telefonische bereikbaarheid?

Verena: “Ik zorg er met mijn collega’s van het callcenter voor, dat je direct wordt doorverbonden met de juiste persoon. Is diegene afwezig, dan word je binnen 24 uur teruggebeld.”

Overigens hebben alle medewerkers sinds kort een mobiele telefoon.

Theo: “Medewerkers zijn nu beter bereikbaar. Ook als zij van hun plek af zijn of thuis werken. We besteden extra aandacht aan de manier waarop de telefoon wordt opgenomen. En hoe de vraag wordt opgepakt.”

Pieter: “We investeren in betere software, zodat we het belgedrag en de bereikbaarheid beter in beeld kunnen brengen. Want meten is weten!”.

 

Loopt de vergunningverlening nu ook sneller?

Dilianne: “Bepaalde vergunningaanvragen, die voorheen enkele weken konden duren, handelen we nu binnen drie dagen af.

Janske: Sommige evenementen komen jaarlijks terug. Hiervoor hoef je nog maar eens in de vijf jaar een vergunning aan te vragen. Dat scheelt veel tijd en geld.

Oswin: “Tijdens het telefonische intakegesprek wordt duidelijk hoe complex een aanvraag is. We gaan vaker bij de ondernemer langs om de situatie te bekijken en de mogelijkheden te bespreken. Dat voorkomt misverstanden en we kunnen direct oplossingen vinden.”

Wordt ook gewerkt aan verbeteringen van de website?

Hannie “Je kunt nu voor meer zaken online een afspraak maken. Bijvoorbeeld voor een gesprek met de wethouder zie ik de verzoeken op mijn scherm binnenkomen. Ik bel dan direct terug om een afspraak in te plannen.”

Wat kunnen we nog meer aan verbeteringen verwachten?

 

Tijs: “Binnenkort gaan we reisdocumenten en rijbewijzen laten bezorgen. Dat kan thuis, op je werk, of waar dan ook. Wel zo handig.”

Ik stimuleer graag eigen initiatief van medewerkers. Dan gebeuren er mooie dingen.

Eefke: “We organiseren een avond, waarin we in gesprek gaan met lokale ondernemers. Dan horen we graag wat hun ideeën en wensen zijn. Ik ben heel benieuwd!”.

Carla: “Elke klant vragen we om een kaartje met een Smiley in te vullen. Zo krijgen we iedere dag feedback over onze dienstverlening aan de balies.”

Koen: “We willen verbetering van de dienstverlening blijvend aandacht geven. Daarbij werken we met een enthousiast ‘Scrum team’. Dit team pakt elke twee weken een aantal verbeteracties op. Dit werkt heel motiverend en leidt snel tot resultaat.”

Teuna Bongers: Door echte aandacht maak ik het verschil.

Tijdens de leiderschapstraining LIFE raakte ik met Teuna Bongers in gesprek over het thema aandacht. Een mooie aanleiding op Teuna op haar werk op te zoeken, bij Kinderopvang Heijendaal. Als ze mij hartelijk verwelkomt op haar kantoor, is ze de rust zelve. Ze straalt van vrolijkheid als ze met de ouders en begeleiders spreekt. Toen ik haar sprak vervulde zij de rol van waarnemend directeur en gaf ze leiding aan vijftig medewerkers. Ik vroeg haar: Wat is aandacht eigenlijk?

Teuna: “Aandacht is tijd nemen voor waar de ander mee komt. Er even voor gaan zitten. Als ik aandacht geef, maak ik even ruimte in mezelf om er voor de ander te zijn.” Komt dat altijd uit? “Als iemand mijn werkkamer binnenkomt maak ik snel een onderscheid. Is het urgent of is het iets wat ook op een ander tijdstip besproken kan worden. Soms heeft de ander alleen maar even behoefte om gezien of gehoord te worden. Omdat zij ergens mee rondloopt wat haar dwars zit bijvoorbeeld. Ook dat kan belangrijk zijn.”

Hoe is het om aandacht te ontvangen. Wat doet dat met jou?
“Het is fijn om aandacht te ontvangen van mensen met wie ik me verbonden heb. Maar in mijn rol als leidinggevende zit ik niet direct op aandacht te wachten. Ik wil vooral mezelf kunnen zijn. Naar mijn medewerkers toe heb ik geen behoefte om in de aandacht te staan. Uiteraard vraag ik om functionele aandacht als ik voor alle medewerkers sta en hen toe spreek. “

“Wel is het fijn als ik me gedragen voel. Als men vanuit het bestuur aandacht geeft, is dat fijn. Je merkt direct of die aandacht oprecht is. Dan weet ik dat er verbinding is en dat ik ook op de ander kan rekenen. Dat geldt ook voor mezelf. Als ik zelf aandacht geef wil ik ook bereid zijn om op te kunnen vangen wat je terugkrijgt en daar later wat mee te doen. Dit doe ik door mede verantwoordelijkheid te dragen, waar nodig steun te geven of erop terug te komen. “

Als je aandacht geeft, wat brengt dat jou?
“Een medewerker wil even iets met mij delen, ze vraagt om een moment van aandacht. Daarna kan ze met minder last of zorgen hun werk kunnen doen. Heel functioneel dus. Want zij kan haar aandacht weer volledig aan de kinderen geven. Maar daarnaast is aandacht geven ook ook heel dankbaar. Er gebeurt iets in mezelf als ik aandacht geef. Het geeft mij veel voldoening als ik iemand lichter mijn kamer uit zie gaan. Alleen al het feit dat men bij mij langs komt om iets te delen is een uiting van vertrouwen. Ik geniet daar van.”

“Op zo’n moment ontstaat ook iets van loslaten waar je mee bezig bent. Je moet even een knop omzetten. Ik laat het denkwerk en regelwerk los en ben even in het nu. Het enige wat op dat moment van belang is, is het contact tussen mij en de medewerker. Eigenlijk hoef ik op dat moment niets anders dan er volledig te zijn. Alleen dan is er echte aandacht. En dan ontstaat er het vertrouwen dat ik vanuit mijn aanwezigheid de ander kan zien en dat de oplossingen zich wel aandienen. Dat het goed is zoals het is.”

Teuna geeft een voorbeeld. “Er was een groep waar klachten waren dat de baby’s zoveel huilden. Kan gebeuren. Toen bleek dat in de groep een leidster was die heel veel zorgen had. Het werd mij duidelijk, dat wanneer er veel gehuild wordt of er veel onrust onder de kinderen is, ik eigenlijk even moet gaan kijken wat er met die leidsters aan de hand is. Even aandacht schenken aan hen is dus ook voor de kinderen. Toen ik de medewerker de ruimte gaf voor haar zelf, huilden de baby’s minder. Toen zag ik dat er een directe samenhang was.”

Hoe zorgt jouw aandacht voor meer zelfstandigheid?
Door aandacht ontstaat er ook meer zelfbewustzijn bij de medewerkers en kunnen ze meer aan. Bij mijn start was door mijn voorganger een extra regel ingesteld over hoe om te gaan met zieke kinderen en wilde men niet direct met ouders hierover in gesprek.  Ik was verrast dat ze nu zelf voorstelden om die regel, die er was om hen te beschermen, weer mag worden afgeschaft. Ze zijn zelf in staat om het gesprek met de ouders hierover te voeren. Ik zie dat ze zelf meer weerbaar en zelfbewust zijn geworden.

Stel dat je je dag niet hebt en even die aandacht niet kunt opbrengen. Merk je dat dit effect heeft op anderen?
Teuna: “Wat ik tijdens de leiderschapsopleiding LIFE geleerd geleerd heb is, dat wat je uitstraalt niet hier stopt. Teuna legt haar hand op haar borst. “Ik straal dat verder uit dan alleen mijn huid en anderen vangen dat op. Tijdens de opleiding heb ik dat aan den lijve ondervonden.

“Toen ik hier net begon, gingen medewerkers er vanuit dat leidinggevenden toch nooit tijd hadden. Het gevolg daarvan was dat ze niet kwamen met de dingen waar ze mee zaten. Ze probeerden het zelf maar op te lossen of het ging een eigen leven leiden. Door die frustratie en medewerkers namen een houding van overleven aan, ze deden alleen nog het hoog nodige. Ik ben blij dat ik dat heb kunnen doorbreken.”

“Er was een medewerker”, aldus Teuna, “die iets wilde delen met mij, maar ze schatte in dat ik daar niet open voor stond. Ze had een aanvaring gehad met een ouder, dat wilde ze even kwijt voordat ze die ouder weer zag. Als medewerker zoek je naar de voor dat moment meest haalbare oplossing. Door te sparren kan je het erover hebben: waarom heeft het je zo geraakt. En wat zijn alternatieven. Daardoor wordt het niet onnodig groter. Nu heeft ze er twee weken mee rondgelopen. Als ik haar wel had kunnen spreken, had ik haar kunnen vragen: wat zou je de volgende keer met de ouder willen zeggen?”

“Er zijn verschillende gradaties van aandacht. Is het een regeldingetje of wil iemand iets van zichzelf kwijt. Dit proef je in de eerste zin.” (Teuna Bongers)

Ik heb een klein stoeltje naast mijn bureau, zodat iemand bij me kan komen zitten, zonder dat er gelijk een overlegsituatie ontstaat. Een andere vorm van aandacht is de ander echt zien, in dat waar ze hiervoor zijn, hoe ze bezig zijn met hun werk.

Teuna: “Ik neem weleens even de tijd om in een groep erbij te komen zitten en te kijken hoe het gaat. Ik geef ze dan de aandacht voor het werk wat ze doen en niet voor het probleem waar ze mee komen. Ik zie ze in hun werk. Als ik op de groep ben heb ik geen commentaar, ik stel wel vragen maar ik ben verder gewoon aanwezig. Het heeft geen zin om steeds te benoemen wat er niet goed is of wat me niet bevalt.”

Wat doet die aanwezigheid met ze?
Het is een basisbehoefte om gezien te worden. Ik beschouw het als een vorm van waardering en respect. Ik vind dat de mensen, waar je direct leiding aan geeft, moet zien in hun werk. Het is een vorm van respect en waardering voor het primaire proces, het echte werk dat ze doen. Daarmee laat ik zien: wat jullie doen, daar draait het om.

Bovendien kan ik mijn rol beter vervullen als ik vanuit mijn positie ook zie hoe ze werken. Als er dan iets vervelends gebeurt, kan ik de problemen beter plaatsen en meedenken over oplossingen.

“Heel af en toe spring ik bij, wat natuurlijk niet de bedoeling is.” Teuna moet lachen. “Een van de leidsters zei toen: oh Teuna ben je aan het werk? Waarop ik zei : Meestal ben ik hier aan het werk, maar nu even niet!”

“Als leidinggevende kan ik stellen dat aandacht het verschil maakt.” (Teuna Bongers)

“Met meer aandacht verandert het hele kinderdagverblijf. Een medewerker zei laatst: Sinds jij hier bent gebeuren er weer dingen. Je brengt iets te weeg. Wat ik teweeg ben is dat ik mensen uitnodig, meer te durven en dingen te ondernemen. Door de aandacht die ik geef hebben ze meer zelfvertrouwen en enthousiasme om hun nek uit te steken. Ze komen met meer plezier en motivatie naar hun werk.”

Meer informatie over de opleiding “LIFE” vind je hier

Verwonderingen van mijn dochter

Mijn dochter Eva studeert politieke wetenschappen in Brussel. Het leek haar interessant om eens in de keuken van en gemeentelijke organisatie te kijken. Een snuffelstage was zo geregeld. Bij de gemeente Sint Anthonis, waar ik momenteel als directielid (ad interim) werkzaam ben, heeft Eva twee dagen meegelopen. Ze heeft managers gesproken en is bij overleggen aangeschoven. Tevens is ze met een van de wethouders op pad geweest. Ik vroeg haar naar ervaringen en dacht bij mezelf: Dit zouden veel meer mensen moeten doen!

Wat was de reden dat je een keer bij een gemeente stage wilde lopen?
Ik studeer politieke wetenschappen en dat is veel theorie en weinig praktijk. Het leek me interessant om in de praktijk te zien hoe het in een politieke organisatie in zijn werk gaat. Daar komt bij dat in een studie vooral op landelijk niveau dingen worden behandeld. Het is leuk om dit op lokaal niveau te zien bij een gemeente. Bovendien: in België, waar ik studeer, lopen dingen weer anders dan in Nederland. Die vergelijking is ook interessant. Bijzondere kans was natuurlijk dat mijn vader nu bij de gemeente Sint Anthonis werkt en dat ik hem ook aan het werk kon zien en zo gezichten op de verhalen kon plakken.

Wat heeft je het meest verrast?
Alles is mensenwerk. Het werk achter de computer is niet bepalend voor het resultaat, maar juist de persoonlijke contacten tussen collega’s zijn heel belangrijk en zorgen voor een betere kwaliteit van de advisering. In werkgroepen werd goed naar elkaar geluisterd, werd ruimte aan elkaar gegeven om inbreng te leveren. Zo vulden medewerkers elkaar mooi aan en kwamen tot oplossingen en nieuwe inzichten. Ook zag ik dat bestuurders elkaar en de medewerkers gebruiken als klankbord. Door die feedback kunnen ze beter beslissingen nemen.

Ik zag grote verschillen in de houding en het gedrag van managers. Zij kunnen duidelijkheid scheppen door dingen goed door te spreken in overleg, in plaats van een mailtje te sturen. En het viel mij op hoe de houding van een manager een reactie uitlokt bij medewerkers en dit bepaalt in grote mate hoe een collega het werk oppakt. Als er vertrouwen is voelen medewerkers zich vrijer om met creatieve en originele oplossingen te komen en die te delen met elkaar en hun leidinggevende.

Ook was ik verrast over de mate van vrijheid die een ambtenaar heeft binnen de kaders die de gemeenteraad heeft gesteld. In de advisering aan het college is veel speelruimte voor de ambtenaar om daar een eigen invulling aan te geven. Ik dacht dat de raad en het college de richting bepalen en ambtenaren alleen uitvoeren. De politieke kleur heeft minder invloed dan ik dacht. In de praktijk moeten wethouders in belangrijke mate vertrouwen op een professionele advisering van hun ambtenaren, omdat zij onmogelijk van alles verstand kunnen hebben. Ik zag dat de wethouder goed luisterde naar de juridisch adviseur, maar wel haar eigen visie en standpunt inbracht. Die wisselwerking is interessant.

Wat neem je mee naar Brussel?
Ik dacht dat het werk als ambtenaar, op een kantoor erg saai zou zijn, maar het werk kan heel dynamisch en afwisselend zijn. Het kan zowel inhoudelijk heel interessant en uitdagend zijn als ook door de wijze waarop collega’s en managers met elkaar omgaan. Een lach en een grap kan alles ineens veel lichter maken en de een discussie een andere wending geven. Ook grappig om te zien dat de managers net zo goed behoefte hebben aan een uitlaatklep. Plezier in het werk is net zo belangrijk als het resultaat.

LIFE – een levensgrote ervaring

Afgelopen jaar heb ik de leergang LIFE gevolgd. LIFE staat voor Leiderschap vanuit Innerlijke Focus en Essentie.  Een serie trainingen die me op een andere manier naar mezelf als persoon en als leidinggevende heeft leren kijken.
In de hectiek van alledag liet ik mij te vaak leiden door urgente problemen die opgelost moesten worden.  Een moment van rust was dan een verademing.
Ik heb niet alleen geleerd om steeds terug te kunnen gaan naar mezelf en te vertrouwen om mijn innerlijk kompas.
Ik heb aan mijn collega’s gemerkt dat ze mij nu ervaren als een inspirator, die rust en innerlijke balans uitstraalt en waar je graag dingen voor wilt doen.
Daarmee heb ik, zonder het zelf te beseffen, meer natuurlijk gezag verworven.
Ben je als leidinggevenden bereid om jezelf een spiegel voor te houden en wil je elke werkdag met meer energie de werkdag afsluiten, dan is LIFE een absolute aanrader.
Met veel enthousiasme ontvingen de deelnemers hun certificaat en werd er is een echt vrolijk lied gezongen. Na afloop van de training ben ik benaderd om als trainer, coach en ervaren leidinggevende een bijdrage te leveren aan deze leergang. In de vergadering van het docententeam heb ik toegezegd, om als co-trainer aan de volgende groep deel te nemen. Ook ga ik bijdragen aan het meer bekend maken van de training. Want door vorige deelnemers werd gezegd:  “Dit is een uniek leertraject. Jullie moeten meer mensen de gelegenheid geven dit te volgen”.
Wil je meer weten over LIFE? Klik hier.

Vijf mindfulness tips voor leidinggevenden

Door dagelijks slechts 10 minuten te besteden aan mindfulness, wordt je vermogen om veerkrachtiger, samenwerkend en met meer aandacht leiding te geven aanzienlijk vergroot. Dit is een van de belangrijkste bevindingen van een onderzoek naar de vraag of mindfulness kan helpen leiders effectiever in hun rol te laten zijn. 

Het rapport ‘The Mindful Leader’, uitgegeven door Ashridge Executive Education van Hult International Business School, toont de ervaringen van een groep van 57 senior leidinggevenden, die een reeks van workshops volgden. Tijdens deze workshops werden ze ingevoerd het principe van een meer “mindful” ofwel bewuste benadering van leiderschap.

mindful-manager

De studie toonde aan dat mindfulness training en dagelijkse toepassing ervan leidde tot statistisch significante verbeteringen in de capaciteiten van de leidinggevenden voor veerkracht, samenwerking en aansturing van complexe situaties. Dit zijn drie essentiële capaciteiten voor leidinggevenden in de 21e eeuw.

Door hen te leren, meer aanwezig te zijn in het moment en pro-actief in plaats van re-actief te reageren op situaties, waren de deelnemers in staat om hun vaardigheden te verbeteren, zoals hun vermogen om zich te concentreren, aan te passen, in te leven, open te staan voor alternatieve perspectieven en hun emoties te reguleren.

Dit onderzoek bevat een aantal waardevolle lessen, die leidinggevende kunnen gebruiken om het verschil te maken in hun eigen ontwikkeling, maar ook in hun samenwerking met zowel collega’s en klanten. Deze lessen heb ik samengevat in vijf tips voor managers.

meditation-leadership

5 mindfulness tips voor leidinggevenden
1. Zoek een vast moment in je dagelijkse routine om 10 minuten vrij te maken voor jezelf.  Gebruik dit moment om een meditatie of andere mindfulness oefening te doen, `zodat het een vaste gewoonte wordt. Het begin van de ochtend werkt voor de meesten het beste. Anderen luisteren onderweg naar het werk naar een audio oefening . Of doe dit net voor het naar bed gaan. Maar niet in bed, want dan is de kans groot dat je voortijdig in slaap valt.

2. Wees realistisch in de verwachtingen. Houd er rekening mee dat het aanleren van een nieuwe gewoonte in het begin gepaard gaat met vallen en opstaan. Mindfulness betekent niet dat je alle gedachten uitschakelt.  Het gaat er vooral om dat je bemerkt welke gedachten er opkomen. Wees niet verbaasd zijn als je hoofd soms vol drukte, geklaag of ontembare gedachten is. Wees in dat geval vooral nieuwsgierig en tolerant naar jezelf.

3. Motiveer jezelf, door momenten op te merken waarop je het effect ziet dat jouw innerlijke rust bijdraagt aan jouw prestaties en het effect op jouw samenwerking met anderen. Het zien van de voordelen in de praktijk is essentieel om het vol te houden.

4. Meditatie en mindfulness komen steeds meer uit de taboe sfeer. , Als  je je daarbij comfortabel voelt, schroom dan niet om je nieuwe routine met iemand te delen. Vertel bijvoorbeeld aan je levenspartner en aan enkele collega’s die het dichtst bij jou op het werk staan,  dat je probeert om een ​​mindfulness routine op te bouwen. Vertel hen hoe ze jou daarbij kunnen helpen en ondersteunen.

5. Neem deel aan een cursus of ga op zoek naar anderen, die  geïnteresseerd zijn in mindfulness. Wissel tips en ervaringen met elkaar uit, zodat je verschillende vormen van mindfulness of meditatie kunt uitproberen. Dit zorgt voor afwisseling, je stimuleert elkaar en het helpt je om een manier te vinden die bij jou past.

Meer lezen?

‘The Mindful Leader – Ontwikkeling van de capaciteit voor de veerkracht en de samenwerking in complexe tijden door middel van mindfulness de praktijk’. Megan Reitz e.a. https://ashridge.org.uk/mindfulleader

 

Nieuwe rol als adjunct-directeur bij gemeente Sint Anthonis

Op 17 mei ben ik gestart bij de gemeente Sint Anthonis. Sindsdien heb ik me nog geen moment verveeld. Sint Anthonis is een gemeente waar ik me direct thuis voel, zowel in het gemeentehuis als op straat. In mijn rol als loco-secretaris, algemeen manager en adjunct directeur ben ik ondersteunend naar zowel de organisatie als naar het college.

Tijs breuer

Samen met de gemeentesecretaris en de afdelingsmanagers begeleid ik het veranderingsproces van de organisatie, gericht op het verbeteren van de interne bedrijfsvoering en de dienstverlening naar buiten toe.

Wie is Tijs? Ik ben een natuurliefhebber: ik hou van buitensporten zoals hardlopen en bootcamp in de natuur, maar ook van tuinieren, wandelen en fietsen. Daarom geniet ik volop van deze omgeving. Ik ben ook een vader, die dit weekend zijn dochter helpt met verhuizen van Montpellier naar Brussel. En ik ben nieuwsgierig en maatschappelijk betrokken, ik bezoek in mijn vrije tijd graag lokale ondernemers, buurtevenementen en initiatieven, zeker als ze bijdragen aan duurzaamheid. Mijn passie is om het beste in ieder mens tot bloei te laten komen. Daarom coach en begeleid ik graag mensen die zijn vastgelopen in hun werk of privé situatie.

Het gerucht dat ik direct verhuisd ben en nu op twee plekken woon klopt. In Cuijk heb ik een eenvoudige studio annex kantoortje en in Overloon heb ik een bungalow zodat ik op de fiets naar het werk kan komen. De medewerkers heb ik opgeroepen, zich vrij te voelen om binnen te lopen voor een praatje. En ze kijken niet meer gek op als ik eens tegenover ze kom zitten werken, ik flex nu eenmaal graag en hoor ook graag wat er in hen omgaat.

Van jezelf houden

Liefde voor jezelf gaat niet over egoïsme. Zelfliefde kan je helpen om meer authentiek, respectvol, eenvoud, bescheidenheid en vertrouwen te verwerven. Waarden die eigenlijk alle leidinggevenden zich zouden moeten toe-eigenen.  Onderstaande songtekst schreef Charlie Chaplin op zijn 70e verjaardag en is vandaag de dag nog een bron van inspiratie voor mij en vele anderen. 

TOEN IK MEZELF BEGON LIEF TE HEBBEN

Charlie Chaplin, 16 April 1959

Toen ik mezelf begon lief te hebben,
kon ik zien dat emotionele pijn en lijden alleen waarschuwingen zijn,
dat ik niet mijn eigen waarheid leef.
Nu weet ik: dat is AUTHENTICITEIT

quote-look-up-to-the-sky-you-ll-never-find-rainbows-if-you-re-looking-down-charlie-chaplin-217957

Toen ik mezelf begon lief te hebben,
begreep ik hoezeer het iemand kan beledigen als ik probeer mijn verlangen bij hem door te drukken.
Zelfs als ik wist dat de tijd er niet rijp voor was en de persoon er niet klaar voor was en zelfs als ikzelf die persoon was
Nu weet ik: dat is RESPECT

Toen ik mezelf begon lief te hebben,
ben ik gestopt te verlangen naar een ander leven
en kon ik zien dat alles rond om mij een uitnodiging is om te groeien.
Nu weet ik: dat is RIJPHEID.

Charlie Chaplin by Strauss-Peyton Studio

Toen ik mezelf begon lief te hebben,
begreep ik dat ik altijd en bij elke gelegenheid,
op het juiste moment en op de juiste plaats ben,
en dat alles wat er gebeurt, juist is.
Vanaf dat moment was ik rustig.
Nu weet ik: dat is VERTROUWEN.

Toen ik mezelf begon lief te hebben,
ben ik gestopt mijn vrije tijd te verspillen
en ben ik gestopt grootse projecten voor de toekomst te bedenken.
Vandaag de dag doe ik alleen dat waar ik blij van word,
waarvan ik hou en wat mijn hart doet lachen,
op mijn eigen manier en in mijn tempo.
Nu weet ik: dat is EENVOUD

Toen ik mezelf begon lief te hebben,
heb ik me bevrijd van alles wat niet gezond voor me is,
voedsel, mensen, dingen, situaties
en vooral wat me naar beneden haalde, weg van mijzelf.
Aanvankelijk noemde ik het ‘gezond egoïsme’
maar nu weet ik: dat is LIEFDE VOOR JEZELF

charlie_chaplin_the_great_dictator

Toen ik mezelf begon lief te hebben,
stopte ik met proberen om altijd gelijk te hebben
en sindsdien had ik minder vaak ongelijk.
Vandaag heb ik ontdekt: dat is BESCHEIDENHEID

Toen ik mezelf begon lief te hebben,
stopte ik om in het verleden te leven
en stopte ik om me zorgen te maken over mijn toekomst.
Nu leef ik alleen op dit moment, waar alles plaats vindt.
Ik leef nu dus ‘dag voor dag’ en noem het VERVULLING

Toen ik mezelf begon lief te hebben
herkende ik dat mijn denken me kan verstoren en me ziek kan maken.
Maar als ik verbinding maak met mijn hart,
wordt mijn denken een waardevolle bondgenoot.
Vandaag noem ik die verbinding: WIJSHEID VAN HET HART

We hoeven niet bang te zijn voor verdere discussies, conflicten
en problemen met onszelf en anderen,
want zelfs sterren botsen soms op elkaar
en daaruit ontstaan nieuwe werelden.
Vandaag weet ik: dat is LEVEN’

 

Creativiteit en angst gaan niet samen

Een recent gesprek met een leidinggevende deed me aan een uitspraak van Woody Allen denken: “Als je niet niet zo nu en dan faalt, dan is dat een teken dat je niets innovatiefs probeert.”
Het gebeurt maar al te vaak dat medewerkers geen tweede kans krijgen van hun baas. Die ene fout heeft dan desastreuse gevolgen voor iemands werk en carriëre. Al van jongsaf aan leren we, op school maar vaak ook thuis, dat we geen fouten mogen maken. We worden gestraft voor onjuiste antwoorden. Als fouten maken zwaar wordt afgestraft, is het geen wonder dat we bang zijn voor nieuwe dingen proberen.

Ontslagtwitter

Wij proberen zo hard om het de eerste keer meteen goed te doen, waardoor we niet toekomen aan het belangrijkste onderdeel van het creatieve proces – fantasie. Kortom: angst beperkt ons creatief denken. 

Dat is jammer en bovendien niet nodig. Daarom besteed ik in dit stukje aandacht aan faalangst te overwinnen en open te staan voor creativiteit. 
Brainstorm
Ten eerste weerhoudt angst ons ervan, om risico’s te nemen. Die angst kun je te lijf gaan door te bedenken, wat er zou gebeuren als het probleem, dat je eigenlijk wil oplossen, blijft bestaan. De aarzeling voor het nieuwe overwin je door jezelf te confronteren met de mogelijk gevolgen van niets doen.
Lampjes brainstorm
Ten tweede is een goede voorbereiding het halve werk. Tijdens het  brainstormen gaan we veel ideën uit de weg, omdat we gewoon meer tijd nodig hebben om de gevolgen goed te doordenken. Door even de tijd te nemen om het idee iets meer uit te diepen, overzie je de voor- en nadelen beter.
AB3-098
Je kunt het idee ook eerst voorleggen aan bekenden, voordat je het officieel presenteert. Je kunt het idee als volgt analyseren:
  • Zet eerst de positieve kanten van je idee op een rij: de sterke punten, de succeskansen en wat anderen zal aanspreken.
  • Benoem daarna de negatieve aspecten: wat zijn zwakke kanten van het idee? Wat kan er mis gaan? Met welke kritiek zal men komen en waarom zullen anderen het idee verwerpen?
  • Daarna bedenk je, met behulp van de eerste lijst, mogelijkheden, om het idee verder te verbeteren. Van de tweede lijst bedenk je hoe de negatieve aspecten kunnen worden voorkomen.

Deze manier van brainstormen kan ook goed met een groep worden gedaan. Het creatieve proces wordt bevorderd en de deelnemers voelen zich meer uitgenodigd om met originele, eilde ideeeen te komen. Het idee hoeft namelijk niet gelijk perfect te zijn en er is nog alle gelegenheid om het bij te stellen.