Afspraken maken, het lijkt simpel en dat is het ook – interview met griffier Ton Keizers

Wat doet een interim manager zoal? Mensen in beweging krijgen. Vaak wordt gesproken over cultuurverandering. Mij aanpak is erop gericht, om dingen die simpel zijn, maar die om allerlei redenen blijkbaar niet vanzelfsprekend zijn, te gaan doen, bespreekbaar te make en daarmee anderen te inspireren om mee te gaan doen. In Sint Anthonis doe ik dat onder de noemer “resultaatgericht werken”.

Onder de grote boom op de Brink, waar het goed toeven en werken is, vraag ik aan Ton: “Waarom is het maken van heldere afspraken belangrijk?” Ton steekt van wal met een inkijkje in de gemeentepolitiek. Resultaatgericht werken begint bij het maken van duidelijke afspraken. Als we die nakomen, komen we sneller tot resultaat.

Als trekker van de projectgroep “Resultaatgericht werken sprak ik met Ton Keijzers over de afspraken die wij met de gemeenteraad maken. Op een zonnige dag, het afgesproken tijdstip is het even zoeken naar elkaar. Blijkbaar hadden we geen duidelijke plek afgesproken, maar de boom biedt uitkomst.

“Raad en college en ambtelijke organisatie hebben ieder hun eigen taken”, aldus Ton.“De raad heeft voeling met de buitenwacht en heeft een controlerende taak. Om  die reden vraagt de raad bijvoorbeeld om geïnformeerd te worden over het niveau van dienstverlening. Daarover is afgesproken dat de raad periodiek geïnformeerd wordt. Hoe  en hoe vaak dit gebeurt, is niet duidelijk afgesproken. Daar gaan we al.

Ton hecht er veel belang aan, dat wordt gewerkt volgens vaste afspraken en richtlijnen.“Als de raad niet tijdig wordt geïnformeerd of er gaat iets mis in de stukkenstroom, dan krijgen we dit terug. De eerste die dat merkt en daarop aangesproken wordt is de griffie, maar ook de portefeuillehouder kan daar last van krijgen. Het college wordt namelijk geacht de raad actief te informeren over zaken die voor de raad van belang zijn. Hierover zijn algemene afspraken die voor iedereen bekend zouden moeten zijn.”

Maar is dat wel zo? Wat zijn die afspraken dan? En waar vind ik die? Zijn die bij iedereen bekend? Ton:“We hebben afspraken over de termijn van aanlevering van raadsstukken, dus de tijdigheid is van belang. De meeste klachten van raadsleden gaan over het te laat of onvolledig aanbieden van stukken. Maar raadsleden hebben ook behoefte aan volledigheid van informatie, dus compleetheid van stukken. Daarnaast wil de raad ook begrijpelijke informatie. Ze willen ook niet overspoeld worden met overbodige informatie, dus bij dikke bijlagen kun je je afvragen: Heeft de raad hier wel om gevraagd?”.

Meedenken
Afspraak is afspraak. Maar dit is toch meer inlevingsvermogen dan afspraak? Ton beaamt dit: “Daarover hebben we inderdaad geen duidelijke afspraken. Maar raadsleden geven vaker aan dat ze een dienstverlening gerichte houding van medewerkers missen. Als beleidsmedewerker vraag je je steeds af, wat van belang kan zijn voor de politiek. Als we de raad goed willen bedienen, zorgen we ervoor dat de informatie helder en compact is. Ik zie dat we in taal en woordgebruik het afgelopen jaar een hele slag hebben gemaakt. Dit hoor ik ook terug van raadsleden.

“Er wordt nog te weinig meegedacht over hun informatiebehoefte. Maar ook daar zie ik een positieve kentering. Zo werd ik door een collega benaderd over breedband. Ze vroeg zich af  hoe ze de raad moest informeren over de laatste ontwikkelingen. Ik heb haar aangeraden: doe dit nog voordat de raad via de krant of andere kanalen geïnformeerd wordt. Zoiets kun je natuurlijk ook met je manager of met de portefeuillehouder bespreken.”

Een korreltje zout
Hoe vind je dat het maken van afspraken met de raad gaat in Sint Anthonis?
“De raadsplanning is een belangrijke afspraak tussen raad en college, die vaak met voeten werd getreden. Gelukkig wordt iedereen nu aangesproken op het behalen van deze planning. Sommigen nemen die planning nog teveel met een korreltje zout. Realiseer je dan, dat deze planning elke keer wordt besproken in de agendacommissie. Zorg er dus voor dat je leidinggevende met de portefeuillehouder eventuele wijzigingen in de planning kan bespreken. Een toezegging van de wethouder is een belangrijke politieke afspraak. Als griffier wil ik nog een slag maken in de opvolging van moties en het toezien op naleving van besluiten door de raad. Ook dat zijn afspraken. Dus de portefeuillehouder kan hierop worden aangesproken De sharelist is een hulpmiddel, maar het elkaar scherp houden op afspraken zou niet alleen afhankelijk moeten zijn van het bijhouden van lijstjes. Hoe eerder een toezegging wordt geregistreerd en opgepakt, hoe beter, want de doorlooptijd van stukken is lang. Ik vind het positief dat het management momenteel goed stuurt op de lijst van toezeggingen. Ze worden binnen de afgesproken termijnen opgepakt.”

Gelukkig gaat er dus veel goed. En wanneer zie jij het mis gaan met maken van afspraken in Sint Anthonis? “Ik zie vaak dat afspraken verzanden, als medewerkers niet goed weten hoe ze dingen moeten oppakken. Dan blijft het liggen. En kom gerust langs bij de griffie als je er niet uitkomt. Zo weet niet iedereen hoe je omgaat met een informatieve vraag van een raadslid. Moet die beantwoord worden in een raadsmededeling? Ik leg dan uit dat dit afhangt van de situatie. Dus zoek toenadering en schroom niet om in actie te komen.”

Werkhouding
Betekent het maken van afspraken dat je procedures volgt en afwacht wat de manager met de bestuurder afspreekt? Ton:“Zeker niet. We hoeven ons niet te verschuilen achter afspraken. Je kunt nog zoveel nog afspraken maken op papier, maar het gaat toch om jouw houding. Als je weet wat iemand wil, kun je daarover afspraken maken, in het belang van de inwoners en een goed besluitvormingsproces. Eigen initiatief waarin je meedenkt met de inwoners wordt altijd gewaardeerd. Bijvoorbeeld bij de herinrichting van de N602 wil raad wil graag transparantie over hoe het proces loopt. Als je dat weet, kunnen we onze website benutten en zorgen dat er op een aparte pagina alle informatie te vinden is. Zo bevorder je het democratische proces.”

Hoe maken we jou blij? Ton:“Als je bij mij binnenloopt met de vraag <Heb je de juiste stukken ontvangen en heb je nog behoefte aan en toelichting?> dan is mijn dag weer goed.”

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.