Teuna Bongers: Door echte aandacht maak ik het verschil.

Tijdens de leiderschapstraining LIFE raakte ik met Teuna Bongers in gesprek over het thema aandacht. Een mooie aanleiding op Teuna op haar werk op te zoeken, bij Kinderopvang Heijendaal. Als ze mij hartelijk verwelkomt op haar kantoor, is ze de rust zelve. Ze straalt van vrolijkheid als ze met de ouders en begeleiders spreekt. Toen ik haar sprak vervulde zij de rol van waarnemend directeur en gaf ze leiding aan vijftig medewerkers. Ik vroeg haar: Wat is aandacht eigenlijk?

Teuna: “Aandacht is tijd nemen voor waar de ander mee komt. Er even voor gaan zitten. Als ik aandacht geef, maak ik even ruimte in mezelf om er voor de ander te zijn.” Komt dat altijd uit? “Als iemand mijn werkkamer binnenkomt maak ik snel een onderscheid. Is het urgent of is het iets wat ook op een ander tijdstip besproken kan worden. Soms heeft de ander alleen maar even behoefte om gezien of gehoord te worden. Omdat zij ergens mee rondloopt wat haar dwars zit bijvoorbeeld. Ook dat kan belangrijk zijn.”

Hoe is het om aandacht te ontvangen. Wat doet dat met jou?
“Het is fijn om aandacht te ontvangen van mensen met wie ik me verbonden heb. Maar in mijn rol als leidinggevende zit ik niet direct op aandacht te wachten. Ik wil vooral mezelf kunnen zijn. Naar mijn medewerkers toe heb ik geen behoefte om in de aandacht te staan. Uiteraard vraag ik om functionele aandacht als ik voor alle medewerkers sta en hen toe spreek. “

“Wel is het fijn als ik me gedragen voel. Als men vanuit het bestuur aandacht geeft, is dat fijn. Je merkt direct of die aandacht oprecht is. Dan weet ik dat er verbinding is en dat ik ook op de ander kan rekenen. Dat geldt ook voor mezelf. Als ik zelf aandacht geef wil ik ook bereid zijn om op te kunnen vangen wat je terugkrijgt en daar later wat mee te doen. Dit doe ik door mede verantwoordelijkheid te dragen, waar nodig steun te geven of erop terug te komen. “

Als je aandacht geeft, wat brengt dat jou?
“Een medewerker wil even iets met mij delen, ze vraagt om een moment van aandacht. Daarna kan ze met minder last of zorgen hun werk kunnen doen. Heel functioneel dus. Want zij kan haar aandacht weer volledig aan de kinderen geven. Maar daarnaast is aandacht geven ook ook heel dankbaar. Er gebeurt iets in mezelf als ik aandacht geef. Het geeft mij veel voldoening als ik iemand lichter mijn kamer uit zie gaan. Alleen al het feit dat men bij mij langs komt om iets te delen is een uiting van vertrouwen. Ik geniet daar van.”

“Op zo’n moment ontstaat ook iets van loslaten waar je mee bezig bent. Je moet even een knop omzetten. Ik laat het denkwerk en regelwerk los en ben even in het nu. Het enige wat op dat moment van belang is, is het contact tussen mij en de medewerker. Eigenlijk hoef ik op dat moment niets anders dan er volledig te zijn. Alleen dan is er echte aandacht. En dan ontstaat er het vertrouwen dat ik vanuit mijn aanwezigheid de ander kan zien en dat de oplossingen zich wel aandienen. Dat het goed is zoals het is.”

Teuna geeft een voorbeeld. “Er was een groep waar klachten waren dat de baby’s zoveel huilden. Kan gebeuren. Toen bleek dat in de groep een leidster was die heel veel zorgen had. Het werd mij duidelijk, dat wanneer er veel gehuild wordt of er veel onrust onder de kinderen is, ik eigenlijk even moet gaan kijken wat er met die leidsters aan de hand is. Even aandacht schenken aan hen is dus ook voor de kinderen. Toen ik de medewerker de ruimte gaf voor haar zelf, huilden de baby’s minder. Toen zag ik dat er een directe samenhang was.”

Hoe zorgt jouw aandacht voor meer zelfstandigheid?
Door aandacht ontstaat er ook meer zelfbewustzijn bij de medewerkers en kunnen ze meer aan. Bij mijn start was door mijn voorganger een extra regel ingesteld over hoe om te gaan met zieke kinderen en wilde men niet direct met ouders hierover in gesprek.  Ik was verrast dat ze nu zelf voorstelden om die regel, die er was om hen te beschermen, weer mag worden afgeschaft. Ze zijn zelf in staat om het gesprek met de ouders hierover te voeren. Ik zie dat ze zelf meer weerbaar en zelfbewust zijn geworden.

Stel dat je je dag niet hebt en even die aandacht niet kunt opbrengen. Merk je dat dit effect heeft op anderen?
Teuna: “Wat ik tijdens de leiderschapsopleiding LIFE geleerd geleerd heb is, dat wat je uitstraalt niet hier stopt. Teuna legt haar hand op haar borst. “Ik straal dat verder uit dan alleen mijn huid en anderen vangen dat op. Tijdens de opleiding heb ik dat aan den lijve ondervonden.

“Toen ik hier net begon, gingen medewerkers er vanuit dat leidinggevenden toch nooit tijd hadden. Het gevolg daarvan was dat ze niet kwamen met de dingen waar ze mee zaten. Ze probeerden het zelf maar op te lossen of het ging een eigen leven leiden. Door die frustratie en medewerkers namen een houding van overleven aan, ze deden alleen nog het hoog nodige. Ik ben blij dat ik dat heb kunnen doorbreken.”

“Er was een medewerker”, aldus Teuna, “die iets wilde delen met mij, maar ze schatte in dat ik daar niet open voor stond. Ze had een aanvaring gehad met een ouder, dat wilde ze even kwijt voordat ze die ouder weer zag. Als medewerker zoek je naar de voor dat moment meest haalbare oplossing. Door te sparren kan je het erover hebben: waarom heeft het je zo geraakt. En wat zijn alternatieven. Daardoor wordt het niet onnodig groter. Nu heeft ze er twee weken mee rondgelopen. Als ik haar wel had kunnen spreken, had ik haar kunnen vragen: wat zou je de volgende keer met de ouder willen zeggen?”

“Er zijn verschillende gradaties van aandacht. Is het een regeldingetje of wil iemand iets van zichzelf kwijt. Dit proef je in de eerste zin.” (Teuna Bongers)

Ik heb een klein stoeltje naast mijn bureau, zodat iemand bij me kan komen zitten, zonder dat er gelijk een overlegsituatie ontstaat. Een andere vorm van aandacht is de ander echt zien, in dat waar ze hiervoor zijn, hoe ze bezig zijn met hun werk.

Teuna: “Ik neem weleens even de tijd om in een groep erbij te komen zitten en te kijken hoe het gaat. Ik geef ze dan de aandacht voor het werk wat ze doen en niet voor het probleem waar ze mee komen. Ik zie ze in hun werk. Als ik op de groep ben heb ik geen commentaar, ik stel wel vragen maar ik ben verder gewoon aanwezig. Het heeft geen zin om steeds te benoemen wat er niet goed is of wat me niet bevalt.”

Wat doet die aanwezigheid met ze?
Het is een basisbehoefte om gezien te worden. Ik beschouw het als een vorm van waardering en respect. Ik vind dat de mensen, waar je direct leiding aan geeft, moet zien in hun werk. Het is een vorm van respect en waardering voor het primaire proces, het echte werk dat ze doen. Daarmee laat ik zien: wat jullie doen, daar draait het om.

Bovendien kan ik mijn rol beter vervullen als ik vanuit mijn positie ook zie hoe ze werken. Als er dan iets vervelends gebeurt, kan ik de problemen beter plaatsen en meedenken over oplossingen.

“Heel af en toe spring ik bij, wat natuurlijk niet de bedoeling is.” Teuna moet lachen. “Een van de leidsters zei toen: oh Teuna ben je aan het werk? Waarop ik zei : Meestal ben ik hier aan het werk, maar nu even niet!”

“Als leidinggevende kan ik stellen dat aandacht het verschil maakt.” (Teuna Bongers)

“Met meer aandacht verandert het hele kinderdagverblijf. Een medewerker zei laatst: Sinds jij hier bent gebeuren er weer dingen. Je brengt iets te weeg. Wat ik teweeg ben is dat ik mensen uitnodig, meer te durven en dingen te ondernemen. Door de aandacht die ik geef hebben ze meer zelfvertrouwen en enthousiasme om hun nek uit te steken. Ze komen met meer plezier en motivatie naar hun werk.”

Meer informatie over de opleiding “LIFE” vind je hier

Verwonderingen van mijn dochter

Mijn dochter Eva studeert politieke wetenschappen in Brussel. Het leek haar interessant om eens in de keuken van en gemeentelijke organisatie te kijken. Een snuffelstage was zo geregeld. Bij de gemeente Sint Anthonis, waar ik momenteel als directielid (ad interim) werkzaam ben, heeft Eva twee dagen meegelopen. Ze heeft managers gesproken en is bij overleggen aangeschoven. Tevens is ze met een van de wethouders op pad geweest. Ik vroeg haar naar ervaringen en dacht bij mezelf: Dit zouden veel meer mensen moeten doen!

Wat was de reden dat je een keer bij een gemeente stage wilde lopen?
Ik studeer politieke wetenschappen en dat is veel theorie en weinig praktijk. Het leek me interessant om in de praktijk te zien hoe het in een politieke organisatie in zijn werk gaat. Daar komt bij dat in een studie vooral op landelijk niveau dingen worden behandeld. Het is leuk om dit op lokaal niveau te zien bij een gemeente. Bovendien: in België, waar ik studeer, lopen dingen weer anders dan in Nederland. Die vergelijking is ook interessant. Bijzondere kans was natuurlijk dat mijn vader nu bij de gemeente Sint Anthonis werkt en dat ik hem ook aan het werk kon zien en zo gezichten op de verhalen kon plakken.

Wat heeft je het meest verrast?
Alles is mensenwerk. Het werk achter de computer is niet bepalend voor het resultaat, maar juist de persoonlijke contacten tussen collega’s zijn heel belangrijk en zorgen voor een betere kwaliteit van de advisering. In werkgroepen werd goed naar elkaar geluisterd, werd ruimte aan elkaar gegeven om inbreng te leveren. Zo vulden medewerkers elkaar mooi aan en kwamen tot oplossingen en nieuwe inzichten. Ook zag ik dat bestuurders elkaar en de medewerkers gebruiken als klankbord. Door die feedback kunnen ze beter beslissingen nemen.

Ik zag grote verschillen in de houding en het gedrag van managers. Zij kunnen duidelijkheid scheppen door dingen goed door te spreken in overleg, in plaats van een mailtje te sturen. En het viel mij op hoe de houding van een manager een reactie uitlokt bij medewerkers en dit bepaalt in grote mate hoe een collega het werk oppakt. Als er vertrouwen is voelen medewerkers zich vrijer om met creatieve en originele oplossingen te komen en die te delen met elkaar en hun leidinggevende.

Ook was ik verrast over de mate van vrijheid die een ambtenaar heeft binnen de kaders die de gemeenteraad heeft gesteld. In de advisering aan het college is veel speelruimte voor de ambtenaar om daar een eigen invulling aan te geven. Ik dacht dat de raad en het college de richting bepalen en ambtenaren alleen uitvoeren. De politieke kleur heeft minder invloed dan ik dacht. In de praktijk moeten wethouders in belangrijke mate vertrouwen op een professionele advisering van hun ambtenaren, omdat zij onmogelijk van alles verstand kunnen hebben. Ik zag dat de wethouder goed luisterde naar de juridisch adviseur, maar wel haar eigen visie en standpunt inbracht. Die wisselwerking is interessant.

Wat neem je mee naar Brussel?
Ik dacht dat het werk als ambtenaar, op een kantoor erg saai zou zijn, maar het werk kan heel dynamisch en afwisselend zijn. Het kan zowel inhoudelijk heel interessant en uitdagend zijn als ook door de wijze waarop collega’s en managers met elkaar omgaan. Een lach en een grap kan alles ineens veel lichter maken en de een discussie een andere wending geven. Ook grappig om te zien dat de managers net zo goed behoefte hebben aan een uitlaatklep. Plezier in het werk is net zo belangrijk als het resultaat.

Vijf mindfulness tips voor leidinggevenden

Door dagelijks slechts 10 minuten te besteden aan mindfulness, wordt je vermogen om veerkrachtiger, samenwerkend en met meer aandacht leiding te geven aanzienlijk vergroot. Dit is een van de belangrijkste bevindingen van een onderzoek naar de vraag of mindfulness kan helpen leiders effectiever in hun rol te laten zijn. 

Het rapport ‘The Mindful Leader’, uitgegeven door Ashridge Executive Education van Hult International Business School, toont de ervaringen van een groep van 57 senior leidinggevenden, die een reeks van workshops volgden. Tijdens deze workshops werden ze ingevoerd het principe van een meer “mindful” ofwel bewuste benadering van leiderschap.

mindful-manager

De studie toonde aan dat mindfulness training en dagelijkse toepassing ervan leidde tot statistisch significante verbeteringen in de capaciteiten van de leidinggevenden voor veerkracht, samenwerking en aansturing van complexe situaties. Dit zijn drie essentiële capaciteiten voor leidinggevenden in de 21e eeuw.

Door hen te leren, meer aanwezig te zijn in het moment en pro-actief in plaats van re-actief te reageren op situaties, waren de deelnemers in staat om hun vaardigheden te verbeteren, zoals hun vermogen om zich te concentreren, aan te passen, in te leven, open te staan voor alternatieve perspectieven en hun emoties te reguleren.

Dit onderzoek bevat een aantal waardevolle lessen, die leidinggevende kunnen gebruiken om het verschil te maken in hun eigen ontwikkeling, maar ook in hun samenwerking met zowel collega’s en klanten. Deze lessen heb ik samengevat in vijf tips voor managers.

meditation-leadership

5 mindfulness tips voor leidinggevenden
1. Zoek een vast moment in je dagelijkse routine om 10 minuten vrij te maken voor jezelf.  Gebruik dit moment om een meditatie of andere mindfulness oefening te doen, `zodat het een vaste gewoonte wordt. Het begin van de ochtend werkt voor de meesten het beste. Anderen luisteren onderweg naar het werk naar een audio oefening . Of doe dit net voor het naar bed gaan. Maar niet in bed, want dan is de kans groot dat je voortijdig in slaap valt.

2. Wees realistisch in de verwachtingen. Houd er rekening mee dat het aanleren van een nieuwe gewoonte in het begin gepaard gaat met vallen en opstaan. Mindfulness betekent niet dat je alle gedachten uitschakelt.  Het gaat er vooral om dat je bemerkt welke gedachten er opkomen. Wees niet verbaasd zijn als je hoofd soms vol drukte, geklaag of ontembare gedachten is. Wees in dat geval vooral nieuwsgierig en tolerant naar jezelf.

3. Motiveer jezelf, door momenten op te merken waarop je het effect ziet dat jouw innerlijke rust bijdraagt aan jouw prestaties en het effect op jouw samenwerking met anderen. Het zien van de voordelen in de praktijk is essentieel om het vol te houden.

4. Meditatie en mindfulness komen steeds meer uit de taboe sfeer. , Als  je je daarbij comfortabel voelt, schroom dan niet om je nieuwe routine met iemand te delen. Vertel bijvoorbeeld aan je levenspartner en aan enkele collega’s die het dichtst bij jou op het werk staan,  dat je probeert om een ​​mindfulness routine op te bouwen. Vertel hen hoe ze jou daarbij kunnen helpen en ondersteunen.

5. Neem deel aan een cursus of ga op zoek naar anderen, die  geïnteresseerd zijn in mindfulness. Wissel tips en ervaringen met elkaar uit, zodat je verschillende vormen van mindfulness of meditatie kunt uitproberen. Dit zorgt voor afwisseling, je stimuleert elkaar en het helpt je om een manier te vinden die bij jou past.

Meer lezen?

‘The Mindful Leader – Ontwikkeling van de capaciteit voor de veerkracht en de samenwerking in complexe tijden door middel van mindfulness de praktijk’. Megan Reitz e.a. https://ashridge.org.uk/mindfulleader